Richard Parent, Lam Locong, André Gamache, Gilles Dussault, Pierre Ardouin, Danny Chouinard, Guy Fréchet et Jean Mercier

L'implantation d'un agenda électronique dans une organisation : une étude de cas -1989

  Résumé

Un agenda électronique multiposte a été implanté dans un établissement d’enseignement de la région de Québec. Les cadres de cet établissement ont été invités à l’utiliser pour la planification de leurs rendez-vous. Le besoin d’une meilleure accessibilité aux horaires des autres et de la possibilité de modifier plus facilement des rendez-vous déjà planifiés avait été clairement exprimé, ce à quoi l’agenda électronique devait répondre. L’observation du déroulement de l’implantation pendant trois mois, au printemps 1987, nous a permis de voir si les bénéfices que le système était censé apporter étaient suffisants pour que l’agenda électronique puisse se substituer aux modes traditionnels de convocation. Plus de la moitié des participants ont expérimenté le système pendant le premier mois mais l’ont délaissé pour diverses raisons : appauvrissement de la variété des types d’événements inscrits à l’agenda, absence du mode conversationnel, insatisfactions diverses relatives à l’interface d’utilisateur, non-disponibilité d’un terminal en tout moment et en tout lieu, etc. Ceci nous porte à croire que l’agenda électronique multiposte ne peut être substitué à l’agenda traditionnel pour la planification des rencontres.

  Abstract

A multi-user electronic appointment calendar was installed in a school in the Quebec area. School administrators were encouraged to use it for schedule their appointments. The clearly defined basic requirements for the electronic calendar were: greater accessibility to colleagues’ schedules, and facilities for easier modification of previously scheduled appointments. We observed the transition period after installation, over three months during the spring of 1987, to determine whether the putative benefits of the system were conclusive enough to replace the traditional scheduling methods. Over half the participants tried out the system during the first month, but later abandoned its use for a number of reasons, including: reduced variety in the type of events scheduled, lack of an conversational mode, various complaints about the system’s user interface, the unavailability of terminals at all times and places, etc. Our conclusion was that a multi-user appointment calendar is not a viable substitute for traditional appointment scheduling methods.

  Extracto

Una agenda electrónica multi-puesto fué implantada dentro de una institución de enseñanza de la región de Quebec. Los miembros de dicha institución fueron invitados a utilizarla para la planificación de sus citas. Una necesidad había sido expresada claramente : permitir una mejor accesibilidad a los horarios de otros y facilitar la modificación de las citas ya planificadas ; es a dicha necesidad que la agenda electrónica debía responder. La observación del desarollo de su implantación durante tres meses, en la primavera de 1987, nos ha permitido de analizar si los beneficios presumiblemente aportados por el sistema son suficientes para asegurar que la agenda electrónica pueda subsistituir las formas tradicionales de concertación. Más de la mitad de los participantes experimentaron el sistema durante el primer mes, pero lo abandonaron enseguida por diversas razones (empobrecimiento de la variedad de tipos de eventos inscritos en su agenda, ausencia de modo conversacional, insatisfacciones diversas relativas a la « interface » del utilizador, no disponibilidad de un terminal en todo momento o en todo lugar, etc.), lo que nos hace creer que la agenda electrónica multi-puesto no puede substituir la agenda tradicional para la planificación de reuniones.

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